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内国歳入庁は、雇用主がその仕事で発生した事業経費を従業員に返済することを認めています。説明責任プランの下では、これらの経費の払い戻しは従業員に対して非課税です。それが説明不能の計画であるならば、支払いは賃金であると考えられます。払い戻しが給与計算を通じて発行される場合、それはそれらが説明不能の計画の一部であり、従業員が払い戻しに対して税金を支払うことを意味します。
従業員経費
会社の代表として、従業員は勤務中に事業経費を負担する傾向があります。顧客と会うための運転、事務用品の回収、または昼食への顧客の連れ出しはすべて、事業主によって払い戻される可能性がある事業経費です。経費を文書化し正当化するために、従業員は事業購入時に領収書のコピーを保存する必要があります。 IRSにより、雇用主は従業員に車での移動にかかるマイルを払い戻すことができるので、従業員はガスの領収書を節約するのではなく、出張の詳細な記録を残すことができます。
説明責任と説明責任のない計画
雇用主が従業員に労務費を払い戻すとき、彼らは説明責任のある計画または説明責任のない計画のいずれかの下でそれを行います。説明責任プランとは、従業員が適時に経費の文書化を行い、超過払い戻しを返済するものです。雇用主は、経費が取引関係にあることを確認し、文書のコピーを保持します。説明責任のある計画では、経費の払い戻しは収入ではありません。代わりに、それは従業員への費用の非課税払い戻しです。
説明責任プランに基づく小切手の発行
説明責任のある計画がある場合は、経費の払い戻しは給与計算で処理しないでください。代わりに、従業員に経費の書類を定期的に収集してから経費払い戻し小切手を発行するように依頼してください。これらの支払いは全社費用として記録する必要があります。たとえば、従業員に50ドルのマイレージ払い小切手を切った場合、その50ドルがマイレージ費用として記録されます。あなたの会社は事業税申告書でこれらの費用を償却することができるので、費用を立証するためにマイレージ用紙と領収書のコピーを保管してください。
説明責任のない計画の給与計算処理
雇用主が説明責任のある計画の規則に従わない場合、それは説明責任のない計画の下で活動しています。時々、雇用主は記録的な記録を最小限に抑えるために説明できない計画を故意に実行します。たとえば、会社は、年間のビジネストレーニングのために食費とマイレージの費用をカバーするために従業員一人一人に500ドルを支払うように選択し、領収書は不要にすることができます。この場合、経費の払い戻しは実際には賃金と見なされ、従業員はそれらに対して税金を支払います。
これらは賃金とみなされるので、説明不能プランに基づく経費払い戻しは給与計算を通じて処理されるべきです。このように、雇用者は連邦税、州税、給与税を差し控えることができます。年度末に、経費の払い戻しは、従業員のフォームW-2に賃金として報告されます。