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文書を保存する期間まず、文書が何であるかを決定します。たとえば、ある文書に給与明細書やローン明細書などの通貨情報が含まれている場合、これらは財務文書に分類されます。ほとんどの財務書類は年ごとに保管され、必要に応じて後の財務監査のために数年間保持されます。他のカテゴリーには、身分証明、契約上の、教育上および個人的なものがあります。
財務書類
収入と支出、請求書、および毎月の銀行取引明細書などの他の財務文書を最長1年間保管します。ただし、税務目的で財務記録をアーカイブする場合は、監査を受ける場合に備えて、領収書などの業務用および個人用の財務文書を最長10年間保存する必要があります。
識別文書
身分証明書は、出生証明書や運転免許証などの、個人の年齢と生年月日を示す証明書です。これらの文書は、法的当局の要請により、比較的手元に置いて、一生保管しておくべきです。州発行の運転免許証も、運転免許証のように、有効期限が切れたときに更新する必要がある文書化された身分証明書の形式です。
契約書
契約書とは、商品またはサービスの交換または販売に関する個人と第三者との間の書面による合意です。これらの商品やサービスは家や車の場合があり、リース契約や財産権の行使、あるいは購入した財産に対する保証が含まれます。いずれにせよ、契約文書にはその文書の指定された満期日または終了日があります。これは、その文書を破棄するための指定日にもなります。
教育記録
等級分けされた研究論文などを靴箱や折りたたみ式のフォルダーに保管することは、学期ごとに教育文書をアーカイブするときに後で使用するのに役立ちます。学期のアーカイブされた仕事で、学生は必要が生じたならば、中間または最終のために彼の以前の仕事をレビューすることができます、そしてまた、最終学年を争うことができます。
約束手形や学生ローンの明細書などの他の教育用文書については、これらの文書を金融カテゴリにアーカイブしてみてください。これはあなたが金銭的義務に遅れないようにするのに役立ちます。
個人記録
個人記録は、結婚証明書、大学の学位、および医療記録など、重要な価値のある機密事項です。これらのアイテムは一般に公開されていないため、常に安全な場所に保管するか、片付けておく必要があります。証明書または学位は、それを保存するために組み立てられてマウントされ、自宅またはオフィスで個人的に表示されます。