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総勘定元帳を使用すると、1か所ですべての金融取引を見ることができます。総勘定元帳は、すべての取引を記録する会計管理の中心的な文書です。マニュアルシステムでは、仕訳は総仕訳帳に記録され、総勘定元帳に転記されます。自動化システムでも同じ処理が行われますが、取引を入力するだけで、ソフトウェアがその入力を総勘定元帳に自動的に転記します。 3列の元帳の最初の列は借方列、2番目の列は貸方列、3番目の列は残高列です。
ステップ
取引の種類に応じて、正しい元帳勘定にエントリを記録します。たとえば、消耗品元帳勘定および買掛金元帳勘定に貸方で購入した消耗品を記録します。
ステップ
取引ごとに口座から借方記入し、口座に貸方記入します。勘定分類は、どの取引を借方にし、どの取引を貸方にするかを制御します。勘定は資産、負債、資本、収益または費用として分類されます。資産はあなたが所有するものです。負債はあなたが負うものです。資本は所有者が所有または所有しているものです。収入は稼いだ収入です。そして経費は、事業運営の経費の一部である消耗品です。たとえば、消耗品は経費であり、借方に応じて増加します。買掛金は、貸方で増加する負債勘定です。
ステップ
あなたが30日の返済条件で2,500ドルの費用で物資を買うとしましょう。経費勘定の供給を2,500ドル増やします。あなたは現在2,500ドルの借金があるので、負債勘定の買掛金を2,500ドル増やします。
サプライ品アカウントを増やす日付：09/27/2009説明：サプライ品の借方（列1）：2,500クレジット（列2）：空白積算残高（列3）：2,500
買掛金口座を増やす日付：09/27/2009説明：消耗品の借方（列1）：空白貸方（列2）：2,500積算残高（列3）：（2,500）