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IRSには、個人、企業、慈善団体など、複数の部門があります。適切に宛てられた手紙は正しい部署に送られて、素早い応答を得ます。あなたの通信の主題を明確に述べ、あなた自身またはあなたの会社を識別し、関連するIRS通信を参照し、番号付きの点としてあなたの問題を述べ、そして関連する添付ファイルを含めなさい。無関係な添付ファイルはあなたの応答を遅らせる可能性があります。これらのガイドラインは郵送された手紙に対処しますが、IRSウェブサイトに記入されたEメールまたはフォームにも同様に関連しています。
一般的なガイドライン
事実に固執し、礼儀正しくし、対立的な口調を採用せず、怖がらないでください。あなたが税金を支払っていない、または知らないうちに控えた情報を送っていない場合は、冷静にあなたの訴訟を述べ、あなたの完全で誠実な協力を申し出て、解決策を求めてください。あなたが現金に縛られていて、支払う立場にない場合は、IRSに知らせて、予算に合った支払計画を立ててください。あなたが法律の右側にいるのであれば、IRSはあなたを連れてくるために外に出ていません。
IRSウェブサイト
手紙を編集する前に、IRSのウェブサイトにアクセスしてください。このWebサイトには、よくある質問への回答を含む知識データベース、メール、電話、電子メールのやりとりに関する有用な情報を含む「Contact IRS」セクション、および問題の解決やIRSとのやり取りを簡単にするその他のセクションがあります。
レターガイドライン
IRSからの手紙に返信する場合は、その手紙に部署情報、参照番号、件名、日付が記載されている必要があります。この情報を逐語的な回答の先頭に入れてください。
可能であれば、問題に関連するIRS部門を特定してください。 「個人納税者」など、部署の情報を手紙の先頭に含めます。次に、「延滞税を支払うことができません」などの問題の件名を含めます。件名は簡潔に、理想的には1行にしてください。次に、社会保障番号または納税者番号から始まる連絡先情報と、氏名または会社名を含めます。
あなたは匿名の "Dear Sir"で始めることも挨拶文をスキップしてあなたの問題について直接書くこともできます。あなたの手紙の本文に、あなたの問題を一人称の声で簡潔に明記してください。例えば、「私は失業者であり、私の滞納税を支払うためのお金を持っていません」などです。可能であれば可能な解決策を提案します。たとえば、「6か月の遅延を要求します。6か月以内に仕事を見つけ、未払いの残高を支払うことができると思います」などです。 IRSにすでに提出されている退職通知書や納税申告書の写しなどの添付書類を含めないでください。
修正または訂正された申告書を提出する場合など、関連性がある場合は、最初の提出以降に変更された関連添付ファイルとともに、完全に記入され署名された関連フォームを添付してください。
連絡先情報が変更された場合は、新しい連絡先情報と電話番号を含めてください。 IRSは、質問がある場合は申告者に電話をかけることがよくあります。あなたの手紙を丁寧に終わらせなさい。
あなたのファイルのあなたの手紙と添付ファイルのコピーを作成してください。 6週間以内に受領確認または返答がない場合は、IRSに連絡して、受領書を受け取ったかどうかを確認してください。