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購入またはサービス契約、購読、またはメンバーシップを書面でキャンセルすることは賢明なだけでなく、必要とされる場合もあります。たとえば、連邦取引委員会の解約規則の対象となる契約については、書面でキャンセル通知を送付する必要があります。それが必須であるか任意であるかにかかわらず、よく書かれたビジネスレターはあなたの意図を明確にしてあなたの法的権利を保護します。
ビジネスレター形式を使用する
あなたがどんなビジネス上の通信でもするように手紙を組織しなさい。あいさつ文の上に、住所、日付、参照行、および受信者の住所を含めます。 「気になる可能性がある人へ」などの一般的な挨拶文の使用は避けてください。名前がわからない場合は、会社に電話するか、「Dear Customer Relationship Manager」などの挨拶文で部門を参照してください。手紙の中で、あなたがあなたが手紙と共に送っているそれぞれの文書の名前をリストする終わりのすぐ下に囲み線を追加することによって支援文書を含むことに注意してください。スペルチェッカーを使用して、正確で間違いのないことを確認するために手紙を慎重に校正してください。
事実に固執する
キャンセルリクエストをするときは、丁寧にしっかりしてください。理由を述べることはできますが、FTCはこれがキャンセルの必要条件ではないと言います。理由を述べても、会社を批判したり侮辱したりしないでください。代わりに、客観的で職業的な口調を採用し、事実に固執する。毎月の自動銀行送金やクレジット決済の中止など、レターを受け取った後に会社が取るべき行動を含めます。たとえば、「この通知は、2015年1月20日から契約を取り消していることを通知するものです。クレジットカードにこれ以上請求しないことを期待しています」などの要求を行います。
供給に必要な情報
会社があなたまたはあなたのアカウントを識別するために必要とするかもしれないアカウントやファイル番号のようなどんな情報も含めてください。未払いの残高がある場合は、全額支払いの小切手を同封してください。キャンセルによって払い戻しが行われる場合は、一定期間内に払い戻しが必要であることを明記し、金額を指定してください。それ以外の場合は、「30日以内に全額返金を予定しています」などの記載を含めます。また、返信メールで書面によるキャンセル確認をリクエストするようにしてください。
補足資料を含める
購入とあなたがキャンセルする権利を検証する補足文書であなたの法的権利を保護してください。たとえば、キャンセルする権利を強調した契約のコピー、および小切手の領収書またはコピーを含めます。最終的な保護策として、FTCは、返品確認とともに証明書メールでキャンセルレターを送信することをお勧めします。