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土地の記録システムは、財産の所有権、財産税およびその他の関連する問題を追跡するために、米国中で実施されています。一般的に、これらの職務は、行為の郡記録計、裁判所書記官または登録簿の管理下で、郡によって分けられます。助成金証書などの公的財産権書類が郡職員に提出されて記録されると、郡はその特定のシステムを使用してその書類を提出します。記録管理方法として商品番号を使用することを選択する郡もあります。
交付金
補助金証書は、財産が売却されるときにカリフォルニア州で一般的に使用されます。この種の行為は、保証行為に似ています。保証行為は、先取特権が付されていない資産を受け取り、他人が所有権を主張することはできないという知識を購入者または被付与者に提供します。保証証書はまた、売主、または付与者が、将来的に不動産に対する請求が発生した場合に、被付与者に法的支援を提供することを明記しています。交付金証書には、通常この保証はありません。
特徴
州法および郡法では、補助金証書が有効かつ記録可能であると見なされるために、補助金証書に特定の情報を含めることが求められています。カリフォルニアでは、授与者と被授与者の名前を正しく記載し、つづりを正確にする必要があります。レコーダーが文書を返却するには、返却先住所を記載する必要があります。標準の用紙サイズは8.5 x 11インチです。これより大きい用紙サイズには追加記録料金がかかります。記録のために提出される文書はオリジナルの署名を含まなければなりません。署名は、カリフォルニアの標準的な万能承認フォームを使用して、公証人によって承認されなければなりません。場合によっては、所有権の報告フォームの予備的な変更を完了する必要があります。
録音
行為が完了すると、それは郡レコーダーに提示することができます。各郡は記録料を査定します。必ず小切手または現金を正しい金額でレコーダーの事務所に持参してください。振替税が適用される場合、それらもこの時点で支払われます。レコーダーは文書の正確性を確認し、未払い額を確認します。すべて正しければ、文書は記録のために送信されます。
機器番号
多くの郡では、記録に基づいて提出された証書および財産文書を整理するために商品番号または文書番号を使用しています。特定の番号付け方式は郡によって異なります。日付と時刻の方法を使用するものもあれば、連続番号付けの方法を使用するものもあります。文書が記録のために提出されるとき、それは一般的にコンピュータスキャンされ、そしてアーカイブシステムにコピーされる。その後、順番に機器番号が割り当てられます。システムが番号を割り当てた後、それは実際の行為に刻印されます。郡によっては、証書に印刷することができる機器番号を持つスキャン可能なバーコードも使用しています。機器番号は、被付与者に返却されるときに、記録された証書の最初のページに記載されています。この番号は、将来の証書の参照や検索に使用できます。