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企業は、労働関連のマイレージ費用を従業員に払い戻し、税額控除を申請することができます。ただし、従業員の通常の通勤に関連する走行距離は走行距離費用としてはカウントされません。従業員がマイレージ費用の全額払い戻しを受けていない場合、払い戻されていない部分を従業員事業費として請求することができます。
マイレージ払い戻しの要件
IRSは、マイレージの費用を従業員に払い戻すための、企業向けのガイドラインをいくつか提供しています。正しく行われた場合、支払いは従業員には課税不可能であり、企業はそれを費用として控除することができます。控除を要求するために、IRSは、事業が経費の詳細を文書化し、出張が事業目的のためであったことを確認することを要求します。従業員が支払わないようにするには、従業員は勤務関連費用を文書化し、受け取った超過払い戻しをすべて返済する必要があります。
払い戻し率
企業が従業員のマイレージを返済する最も簡単な方法は、IRSの標準マイレージレートを使用することです。この料金は、平均ガス代、車のメンテナンス、修理、保険、登録、減価償却をカバーするように設計されています。 2015年の時点での走行距離は1マイルあたり56セントで、定期的に調整されます。あるいは、都市外旅行のガソリン代のように、企業が特定の自動車費のみを返済することを決定することもあります。それはまったくマイレージを返済しないことを選択することさえできます。
マイレージカウント
走行距離を控除するには、仕事に関連する目的のために運転中または旅行中でなければなりません。顧客を訪問したり、物資を拾ったり、会議に出かけたりすることは、すべて燃費を請求する正当な理由です。ただし、IRSでは、通常の通勤にかかるマイレージを控除することを従業員や企業に明確に禁止しています。これを考慮するために、あなたはあなたの報告された走行距離からあなたの通常の仕事の通勤にかかわるマイルの量を引くべきです。たとえば、あなたの家は通常の職場から10マイルの往復です。通常の職場に行くのではなく、クライアントサイトで1日働いたのですが、これは30マイルの往復通勤でした。発生した走行距離から通常の通勤距離 - 20マイル - を差し引いた金額は、払い戻しおよび控除の対象となります。
未払マイレージ
あなたが仕事のために運転し、あなたの雇用主があなたに払い戻しをしなかったか、またはあなたに部分的にしか払い戻さなかったならば、あなたはあなたの個人的な納税申告書に対して税控除を請求することができます。従業員は、Form 2106に基づいて未払作業および事業経費を控除することができます。残念ながら、控除は限られています。未払従業員経費などのその他の項目別の控除は、調整後総収入の2％を超える範囲でのみ控除されます。