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個人元帳は、小切手帳の登録と同じように機能します。基本的な個人元帳では、収益と費用が単一の口座から処理される単一エントリの会計システムが使用されています。アカウントから貸方になる収入が追加され、アカウントから費用が借方記入されます。元帳は、コンピュータソフトウェアを使用して購入または作成できます。基本的な元帳に取引日と説明を入力するには2つの列が必要で、貸方と借方にはもう2つの列が必要です。
ステップ
最初の列に取引の日付を記録します。取引履歴を日付ごとに簡単に確認できるように、日付は左に書かれています。日付の記録スタイルを選び、元帳全体に適用します。たとえば、年、月、日がこの順序で書かれている場合は、後でトランザクションを検索するときに混乱を避けるために続けます。
ステップ
トランザクションの説明を同じ行の日付の右側に記録します。説明は簡潔にする必要がありますが、それでもトランザクションが何であるかを知るために十分な情報を提供する必要があります。たとえば、 "Gasoline Phoenix、AZ"などです。
ステップ
記録された項目が貸方なのか借方なのかを判断します。借方がそれらを減算しながら、クレジットは資金を追加します。この例では、ガソリン経費は借方であり、金額は左側の列に記録されます。アイテムが貸方の場合は、借方列をスキップして次の列に金額を記録します。
ステップ
元帳の残高を計算する会計期間、たとえば毎月を決定します。各会計期間の終わりに、元帳の貸方と借方を合計します。総計を銀行の明細書、領収書、またはその他の形式の財務記録と比較して、元帳勘定が正確で最新のすべての財務情報が最新であることを確認します。
ステップ
口座の残高を新しい会計期間に繰り越します。繰越残高は貸方とみなされるため、繰越残高を右の列に記入します。