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いくつかの会社はあなたが毎年更新されたW-9フォーム、納税者番号と証明書の要求を提出することを要求しますが、ほとんどはそうしません。独立請負業者は、契約の記録を最新に保つためにW-9フォームを毎年提出する可能性に直面していますが、それは常に必要というわけではありません。特にあなたの仕事や人生の状況が最近変化した場合、これは混乱を招くかもしれません。ある特定の変化はあなたが新しいフォームに記入することを要求するからです。これらの変更のほとんどはまれであり、特定の条件下でのみ発生します。
個人納税者識別番号
内国歳入庁または社会保障庁は、すべての市民に個人納税者識別番号（ITIN）を発行します。ほとんどの従業員および個人事業主にとって、ITINは社会保障番号です。あなたの身分が変わった場合 - 例えば、単独の所有者からパートナーシップまたは法人に - IRSは、新しい連邦雇用者識別番号、またはFEINを発行します。あなたはこの変更を最新のW-9フォームに報告する必要があります。
市民権のステータス
あなたの市民権の地位の変化はまれですが、それが変化した場合、あなたは新しいW-9フォームを提出しなければなりません。あなたが現在米国市民である場合、このステータスは通常あなたがその国を永久に去った場合、あなたの市民権を取り消されたかまたは自発的にあなたのステータスを放棄した場合にのみ変わります。あなたの地位が変わった場合、あなたの雇用主が彼の記録を変更する必要があるかもしれないので、すぐに新しいW-9フォームを送ってください。米国で働く非米国市民の課税プロセスは、多くの場合、市民のプロセスとは異なります。
バックアップ源泉徴収状況
納税者の地位の最も一般的な変更は、その人が予備の源泉徴収の対象となっているかどうかです。以前のW-9フォームであなたのITINのような情報を省略または嘘をついた場合、あなたが源泉徴収の免除を受けていないことを証明しなかった場合、またはあなたの利益または配当を過少報告した場合、あなたはこの種の源泉徴収の対象となります。雇用主に資金を差し控えるように言わないでください。
予備の源泉徴収の対象となっている場合はIRSが警告し、その理由を示します。あなたがもはや源泉徴収の対象ではなくなったときにも、機関はあなたに警告します。予備の源泉徴収の対象となる場合は、これを反映するようにW-9を変更する必要があります。免除された場合も変更する必要があります。
責任
W-9フォームに何か変更があったかどうかを尋ねるのはあなたの雇用主の責任ではありません。あなたの納税者番号、社会保障番号、市民権の地位、または源泉徴収免除の地位がこの1年で変わった場合、あなたはあなたの雇用者に連絡して新しい用紙を要求しなければなりません。あなたがあなたのW-9に影響を及ぼし、あなたにそれを更新するように要求するかもしれない珍しい状況があるかもしれないと思うならば、あなたの雇用主に最初に連絡して尋ねなさい。あなたの職場の人事部はあなたの質問に答えることができるはずです。それ以外の場合は、IRSに連絡してください。