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あなたの文書を整理することはあなたの大切なファイルを手元に保つだけでなく、適切に保存されていればそれらも保護するでしょう。あなたがその重要な銀行取引明細書を見つけることができないので、誰もが文書を通してスクランブルして、紙を投げ捨てているという感覚を好きではありません。文書を整理して提出すると、重要なファイルをすばやく簡単に見つけることができます。
ステップ
あなたが必要とするファイルフォルダー、バインダーとタブディバイダーの数を計算しなさい。これは、あなたが持っているファイリングカテゴリーの数によって異なります。必要なフォルダ数を正確に把握できるように、ファイリングカテゴリを作成した後でこれらの消耗品を購入することをお勧めします。
ステップ
すべての書類を積み重ねるための床面積または大きなテーブルを指定します。文書の整理はプロセスであるため、ソートした文書の山を作成し、すぐに終わらない場合はそのままにしておくことができる領域を指定する必要があります。あなたが持っている書類の量にもよりますが、これはあなたに週末全体を要するかもしれません、あるいはもっと良いのは、あなたの書類を整理してファイルするために一日あたり少なくとも10から30分を費やすことです。
ステップ
文書を名前カテゴリに分けた山に整理します。たとえば、1つの山に水道料金を請求し、別の山に銀行取引明細書を作成する（各銀行に別々の山）。
ステップ
あなたがすべてのあなたの文書を別々の山に入れたらあなたが持っているあなたが持っている異なった名前を付けられたカテゴリー（会社または文書名）のリストを作りなさい。たとえば、バンクオブアメリカ、水道代、自動車ローン、州の農業保険、AAA、学生ローンなどです。リストをアルファベット順に並べます。すべての書類がアルファベット順にファイリングキャビネットに保管されていると、書類を見つけやすくなります。
ステップ
各カテゴリ名をファイルフォルダのタブ、またはタブを分けて別の用紙に記入してから、ぶら下がっているファイルフォルダのタブに挿入します。
ステップ
すべてのファイルフォルダをアルファベット順にファイリングキャビネットに入れます。書類を整理してください。文書を適切なフォルダーにファイルするときは、最新のものを上にして年代順に文書を整理してください。あなたが特定の重要な文書をどれくらいの期間保管しておくべきかを見いだすことになるとき、州と連邦法でチェックしてください。 IRAの寄付など、一部の文書は永久に保存する必要があります。
ステップ
重要な書類のバックアップを取っておく - または税務上の理由で今年の書類を手元に置きたい場合 - 書類のコピーをファイルに入れるバインダーを作成します。書類の量に応じて銀行の伝票、請求書、投資などのカテゴリに文書を分類します。バインダーのすべてに簡単にアクセスできるように、タブの区切り線にラベルを付けることを忘れないでください。タブ付きカテゴリのリストをバインダーの前に置きます。大切な書類をすべてスキャンして、電子コピーをバックアップとして保管することもできます。