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出張が必要な仕事がある場合、自分の市または州内であるか、州または国外であるかにかかわらず、会社はこれらの経費の説明責任および償還方法を選択します。実際の経費を払い戻す会社もあれば、旅費を支給する会社もあります。あなたが旅費を受け取った場合、あなたの個人的な納税義務はあなたの雇用主が説明責任を負うのか説明できない計画を持っているのかにかかっています。実際の経費の払い戻しは課税されません。
旅費の払い戻し方法
あなたが旅行しなければならず、この旅行が仕事に関連していると考えられるならば、あなたの会社がそれらの経費のためにあなたに返済を処理することができるいくつかの方法があります。あなたは旅行の前に旅費を受け取ることができます、あなたはあなたの費用の支払いをして払い戻すことができますまたはあなたはあなたの費用を記録しあなたの雇用主に未払いの部分を払うことを要求する旅費を受け取ることができます。あなたの会社は説明可能な計画または説明不可能な計画の下でこれらの資金を提供することを選ぶことができます、または彼らは1日当たりの率で費用の一部を説明することができます。
説明責任プラン
あなたの雇用主が説明責任を負う制度を使用している場合、あなたの旅費で支払った事業費は所得として課税されず、またFICA税の対象にもなりません。説明責任のある計画は、特定のIRS要件を満たす必要があります。経費は事業関連のものでなければならず、そうでなければ事業経費としてあなたから控除されることになります。あなたの雇用主は、合理的な期間内（通常は60日以内）に費用の日付、時間、場所、金額および事業目的を提供することによってあなたの費用を文書化することを要求しなければなりません。
すべての費用には、1日当たりの計画で払い戻されない限り、領収書が必要です（マイレージ費用など）。あなたの旅行のために必要とされなかったあなたの旅行代金の上のどんな余分な資金でも合理的な期間内に会社に返されなければなりません。返却されなかった金額には全額課税対象となります。
説明不可能プラン
説明責任のない計画とは、従業員が旅費を使用して行われた費用のいずれかを計上することを要求しない計画です。このタイプのプランでは、書類や説明なしで、選択したものに旅費を支給することができ、旅費の未使用部分を雇用主に返却する必要はありません。このタイプのプランでは、旅費の額はW-2フォームの課税所得に含まれており、FICA税（メディケアおよび社会保障）の対象にもなっています。
1日当たりの費用
IRSには、食事、宿泊費、走行距離などの旅費の固定料金を従業員に払い戻すための手続きがあります。たとえば、2011年のIRSマイレージ返済率は、1マイルあたり51セントでした。この率はガス価格の変動に基づいて調整されます。このプランでは、IRSによって設定された標準料金で費用が払い戻されます。この料金には、旅行のビジネス上の理由と旅行したマイル数を記入する必要があります。
あなたの費用が単に日当ごとのレートに基づいて払い戻される場合、それは説明可能な費用と見なされ、課税されません。ただし、1日当たりの料金を超えて払い戻しを請求された場合、超過分は全額課税対象となります。あなたの旅費によってカバーされる他の費用については、あなたがそれを説明しなければならない場合、課税されません、しかしあなたの旅費がそれをカバーし、あなたがそれを説明することも返金することも要求されないなら超過、これらの金額は課税され、あなたの収入に追加されます。