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従業員と雇用主との関係の過程で、税ステータスの再分類が要求される場合があります。多くの場合、企業は契約ベースで労働者を雇います。関係が規則的かつ継続的になると、事業は労働者を独立請負業者から給与労働者に変える必要があるかもしれません。労働者を従業員として正しく分類し、必要な給与税を支払わないと、会社に罰金が科せられる可能性があります。転向が起こると、雇用主と従業員の両方が一定の責任を負います。
ステップ
労働者が独立した請負業者ではなく従業員として扱われるべきである場合に関する内国歳入庁のガイドラインを確認してください（参考文献1を参照）。課税年度末に1099を受け取り、同じガイドラインに従ってW-2に変換する必要がある、あなたのために働いていたすべての請負業者を特定します。
ステップ
請負業者に、彼を従業員に変える必要があること、およびこの変更に影響を与えるために必要な識別情報を書面で通知します。これらのレコードが作成された日時を従業員のファイルに記録します。あなたが表面の郵便を通して通知を送るならば十分な郵便料金で証明された郵便レシートを使ってください。合法的な「郵送の証明」として、米国郵政公社の領収書を記録に残しておいてください。
ステップ
従業員データベースとレコードシステムに新しい従業員ファイルを設定します。関連する作業と従業員の責任のレベルに基づいて、給与、給与の免除、または時間ごとの免除のいずれかに変換される請負業者を分類します。コンピュータとインターネットにアクセスして、公正労働基準法に基づく米国労働省のガイドラインを確認します（参考文献2を参照）。
ステップ
請負業者になる予定の通常の従業員分類のタイプに応じた給与スケジュールを設定します。新入社員が1時間ごとの従業員になる場合は、週40時間の勤務後に残業代金の支払いのトリガーを設定します。
ステップ
新入社員に、給与源泉徴収税の決定時に計算される個人情報と免税を提供するW-4フォームを完成させるよう要求します。必要に応じて、新しい従業員を従業員データベースと計時システムに入力します。
ステップ
給与、源泉徴収税、その他フォームに必要な情報を報告する前の税年度の1月31日までに、新従業員用に完成したW-2フォームを生成します。さまざまな税務申告要件について、4部を従業員に送付してください。必要に応じて、あなた自身の業務記録のために1部を保管し、1部を内国歳入庁および州または地方自治体の税務当局に送付してください。