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あなたの家主に適切な手紙を書くことは他のタイプのビジネス手紙を書くことと大差ありません。あなたの手紙は、民事で丁寧な方法で、あなたの懸念とあなたが望んでいる決議を伝えなければなりません。よく書かれた手紙は、あなたがあなたの家主と一緒に持っているかもしれないどんな問題でも解決するのに長い道を行くことができて、そしてあなたの関係さえ改善するかもしれません。
書くためにあなた自身を準備する
誰かに大切な手紙を書くには、事前の準備が必要です。あなたがあなたの家主と敵対的な関係を持っているか、あなたが深刻で未解決の問題について不平を言っているならば、これは特に本当です。怒っているときは絶対に書いてはいけません。あなたが書く前に落ち着くまで待ってください。あなたがあなたのリースまたは州の家主テナント法でカバーされている問題について書いているならば、書く前に両方を検討してください。あなたがあなたの要求を正当化するためにあなたが法的法律またはリース条項を引用することができるならば、あなたの手紙はより説得力があるでしょう。
自分自身を識別する
あなたの家主があなたの名前と住所をあなたの手紙に含めることによって彼が誰から話を聞いているか知っていることを確認してください。名前がある建物や複合施設にいる場合は、それも使用します。あなたの家主からの素早い応答が欲しいならば、あなたの電話番号とEメールアドレスを含めて、あなたに電話するのに最適な時期がいつであるかをあなたの家主に知らせてください。
あなたのビジネスを明確に述べる
手紙の目的と、もしあればあなたがあなたの家主にとってほしい行動を明確に説明しなさい。あなたが修理を要求しているならば、あなたの手紙でこれを述べて、そしてあなたの家主にいつメンテナンス訪問を予定するのにふさわしい時間であるか知らせてください。あなたがあなたのリースを更新しないことを家主に知らせているならば、最初の数センテンスでこれを説明し、そしてあなたの転居日とあなたの預金をどこに送るべきか知っているのであなたの家主に知らせなさい。
あなたが不平を言っていても、丁寧に
修理の繰り返しの要求を無視したり、騒々しい隣人に対処することを拒否したりする家主にイライラするのは簡単です。それでも、丁寧で合理的であることが重要です。あなたの家主は、失礼または皮肉をあなたの手紙を無視する、またはあなたのリースを更新しないことさえ正当化すると考えるかもしれません。あなたの懸念に対処し、解決策を要求するときには、「事実のみ」のアプローチを取ってください。
手紙を校正して住所を確認する
つづりや句読点の間違いはあなたの手紙の信頼性を損ないます。あなたの手紙を見直し、それがうまく流れることを確実にするためにそれを大声で読んでください。友人や家族に手紙を読むよう依頼してください。彼女はあなたが逃した間違いを見つけてあなたの手紙の明快さと調子についてあなたにフィードバックを与えることができます。
認証メールの使用を検討する
証明郵便は郵送の証明と配達の証明または配達の試みをあなたに提供します。状況が悪化した場合、あなたのコミュニケーションを証明することは役に立ちます。場所によっては、家主に特定の種類の手紙を送るときは、証明書を使用しなければなりません。たとえば、メリーランド州では、引っ越しの15日前に公認郵便で自分の新しい住所を自分の家主に知らせると、テナントは自分の家主の引っ越し検査に出席する権利があります。