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住宅所有者協会（HOA）は、住宅地の共通区域の一般的な維持管理と維持管理を担当する組織です。 HOAは、管理会社または不動産開発業者によって運営されることがありますが、開発が完了すると、通常は住民に引き渡されます。 HOAは、集められた会費、発生した経費の種類、特別なプロジェクトのための準備金のバランスおよび他の様々な項目を正確に反映する会計帳簿を保管することを要求されます。基本的な会計システムはそれほど難しくなく実装されるかもしれません。
ステップ
まだソフトウェアを所有していない場合は、HOAに合わせた会計ソフトウェアを購入します。すでに他の会計ソフトウェアを所有している場合は、特定のHOAソフトウェアを使用する必要はありません。 Condo ManagerとTOPSは、HOA会計のニーズに特化したソフトウェアプロバイダですが、Quickbooksは、基本的なHOA会計要件を満たすために使用できる一般的な金融ソフトウェアです。チュートリアルを完了し、購入するソフトウェアに付属のマニュアルを読み、システムにHOAを設定する方法を理解してください。
ステップ
HOAの会計要件をしっかり理解していることを確認してください。カリフォルニア州住宅所有者協会協会は、基本的なHOAの要件についてもっと学ぶための良い情報源です。
ステップ
あなたがそれらを入力し始める前にあなたの口座番号のために一貫した命名規則を確立してください。たとえば、すべての資産勘定科目が「1」、「負債勘定科目」2、「収益勘定科目」3、「経費勘定科目」4、および持分勘定科目「5」で始まるとします。
ステップ
ソフトウェアシステムで使用するアカウントを作成してください。必要な基本的な資産勘定は、現金、当座預金、売掛金、繰延費用、および固定資産です。負債勘定科目については、買掛金、繰延収益およびローンが必要になります。収入勘定には、会費と金利収入が含まれます。ほとんどの経費の勘定は、公共料金、保険、維持管理、保管、利息、手数料、税金および準備金です。最後に、利益剰余金と資本準備金が資本勘定科目になります。すべてのHOAには特定のニーズがありますが、このアカウントのリストは、取引の入力を開始するための強固な基盤を提供し、任意のHOAまたは一般的な財務会計ソフトウェアを使用して実行できます。
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新しいソフトウェアシステムに期首残高を入力します。このエントリーはあなたの標準的な毎日のエントリーが進む前に行われます。このエントリには、収益または費用勘定を含めないでください。たとえば、HOAが以前の住宅所有者の会費から銀行に1,000ドルを持っている場合、エントリは単に1000ドルを確認するための借方と1,000ドルの利益剰余金への貸方になります。この時点で、最初のバランスシートがあり、日々の活動を記録して進む準備ができています。
ステップ
各収入と支出のアカウントにあなたの予算番号を入力してください。予算番号を設定する方法は、使用しているソフトウェアによって異なります。予算編成では通常、HOAの日々の活動を記録するために使用する元帳とは別の元帳を設定する必要があります。ソフトウェアマニュアルのそれぞれのセクションを読んで、ソフトウェアシステムの予算作成に関する詳細を理解してください。
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ソフトウェアに付属の基本レポートを実行する方法を学びます。最も基本的なレポートは、貸借対照表、損益計算書、キャッシュフロー計算書、および予算対実績です。これらはあなたが使うどんな金融ソフトウェアでも配達されるべきです。